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無紙化會議系統

會議預約系統

關鍵詞:會議預約系統

在目前傳統會議室使用上,缺少統一的管理缺席與方法,會議室使用都經常會遇到以下問題:

a. 缺乏預約辦法,使用會議室只能靠碰運氣,或者在門口排隊等著;

b. 會議室很多,但不知道哪一間空閑,只能一間間看過去;

c. 事先定好的會議室,別人不知道,捷足先登,自己反而要等在門口了;

d. 會議簽到情況不準確或存在代簽情況;

e. 預約的會議室無法開門;

f. 會議被打斷,不斷有人冒然闖入,就為了看看會議室是不是空閑;

另外,列舉有關會議功能的企業OA使用中常見的不足:

g. 會議登記不直觀:現有OA系統登記時,無法直觀獲取會議預約的情況信息,操作繁瑣;

h. 無法確認會議室狀態:無法獲取會議室是否使用信息,可能造成會議沒有進行而會議室閑置;

i. 無法擴展滿足更高管理要求:只能在OA預約模塊下使用,不方便。

由于目前許多大中型單位手工化管理會議室,各樓層的會議室空閑,預約情況不能及時得知。為了進一步規范會議室的使用和預約管理,避免資源的沖突。由廣東善百智能科技有限公司自主研發的SMMS會議室預約管理系統,用戶只需要通過互聯網或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預約情況,提高了會議室的使用率,節省會議組織者的時間。

因此,一套有管理有序、使用簡易、狀態明了的智能會議室管理系統應運而生。

一.系統概述

1.系統概述

 

概述:

通過預約系統,所有人員可以通過電腦查詢所有會議室使用情況,并能夠預約處于空閑狀態的會議室,對參會人進行排座。同時郵件或短信等方式通知與會人員,而召開的會議信息將同時顯示在大屏幕和會議室門口的小屏幕上。用戶到場后進行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準確返回后臺進行統計,如聯動了門禁系統,則簽到后可觸發門禁開門。進入會場后,會議室墨水屏桌牌則自動顯示對應人名。

用戶登錄:用戶通過瀏覽器訪問系統服務器;

會議室一覽:系統以類似列表的方式展示所有會議室的使用情況,使用戶一目了然;

預約會議室:用戶確定需要使用的會議室和時間段,進行預約,成功后,其他用戶在“會議室一覽”中會看到這個會議室某時間段已被占用;

郵件通知:系統可以自動或手動方式郵件通知與會人員;

綜合會議顯示:在前臺、大廳等位置,裝設大屏幕電視,滾動顯示所有會議信息——會議綜合屏;

會議室門口顯示:在會議室門口位置裝設小屏幕顯示設備,顯示當前會議狀態(正在開的會/空閑),已基本會議室會議日程表——會議預約屏;

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