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智慧百科

大型會議室建設無紙化會議系統設計方案

無紙化會議系統

文件傳輸網絡化,文件顯示電子化,文件編輯智能化,文件輸入輸出可控化。

無紙化會議系統的一個基本特征是:會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器,選擇席位顯示或稱異步顯示時,由與會者自行操作該智能終端,此時,該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機,每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

系統連接圖

連接說明:系統拓撲結構簡單,所有同步數據、文稿、視頻統一走局域網,實現了純數字純網線的組網連接,極大降低了施工復雜度,提高了系統穩定性和可維護性?刂浦鳈C可以輸出一路VGA到大屏幕或投影儀,用于輸出同步文稿、同步電子白板、同步視頻?刂浦鳈C還可以輸出一路RS232用于控制所有升降器的統一升降。

無紙化會議系統核心功能主要是?

實現會議簽到、文件分發、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。

無紙化會議系統特殊功能

管理與設置:無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能,包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置。

設備管理:可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址,編輯席位編號、添加或刪除席位等。

座位編輯:用于管理會議室參會者的席位排布,與會者名稱等信息。

考勤管理:可以實時查看全體參會者出席情況,能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。

資料管理:會議資料可以進行分級管理,會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。

背景設置:會議助理可以選擇會議室背景,也可以自定義新的模板,設置后,統一將背景發送給全體參會者。

資料閱讀:參會者可以對現有文檔進行查閱,查閱過程中可以做同步的手寫批注。主講人將本地操作同步全體人員時,全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示,也可以在觀看的同時,自主查看其他會議資料。(主要包括常用的word、PPT等文檔)

會議議程:會議助理可以在管理端編輯會議議程,并發布會議議程,發布會議議程后,全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕,全體參會者無需自己動手操作,即可看到大屏幕的會議議程全部內容。

會議投票:需要全體參會者參與意見表決時,會議助理在管理端可以直接發起投票,投票內容均為選擇題,由會議助理統一編輯投票內容和選項,參會者選擇具體選項即可,無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端,大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏,進行現場投票。投票結束后,會議助理可以將投票結果進行保存,也可以將投票結果顯示至大屏幕,讓全體人員查看投票結果。

便捷的信息傳送:會議過程中會議助理可以通過“發送消息”功能,向全體人員或者某位參會者發送消息,參會者收到消息后,可以選擇回復消息。比如開會時,有緊急事件需要領導馬上處理,此時,會議助理可以單獨向領導發送消息,既不影響會議正常進行,領導又可以及時處理緊急事件。

會議存檔:支持會議內容存檔,包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等,同時,會議助理可在會議結束后對保存的存檔內容進行管理。

會議服務:會議服務功能,可以在會議過程中,為參會者提供會議所需的各種服務。例如:參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助,通過會議服務選項,直接發送消息到管理端,會議助理接收到消息后,可以根據需求為參會者提供幫助。

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